内部統制システム

akebonoは、企業規模、事業の特性、経営上のリスクの状況等に応じ、取締役会で決議した「内部統制システムの構築に関する基本方針」に基づき、リスク管理、法令等の遵守、業務の効率化、適正な財務報告に関する仕組みを整備し、グループ全体の内部統制システムを運用しています。

2015年には、「会社法の一部を改正する法律」(平成26年法律第90号)及び「会社法施行規則等の一部を改正する省令」(平成27年法務省令6号)の5月1日付の施行を受け、4月16日開催の取締役会において、内部統制システムの構築に関する基本方針の一部改定を決議しました。本基本方針の本質を変更しない範囲での表現の見直しも併せて行っています。

発表資料: 2015年4月16日 内部統制システムの構築に関する基本方針の一部改定に関するお知らせ (PDF 151KB)

内部統制システムの構築に関する基本方針

I.当社の取締役及び使用人並びに当社子会社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

1.基本的な考え方

当社及び当社グループ企業のコンプライアンスの考え方は、当社の理念及び、代表取締役社長からのメッセージ、akebonoグローバル行動規範、akebonoグローバル行動基準などからなる「グローバル・コンプライアンス・マニュアル」を基本とする。

コンプライアンス活動を推進していくため、代表取締役社長の指示のもと、コンプライアンス委員会を設置し、ひとりひとりがコンプライアンスの考え方に則った行動をとるように、役員及び従業員の教育を行い、コンプライアンス体制を整備する。コンプライアンスの活動状況については、コンプライアンス委員会から適宜、取締役・監査役に報告し、また、内部監査部門からも当社各部門及び当社グループ企業のそれぞれにおける実施状況を取締役・監査役に定期的に報告する。

また、問題の未然防止、早期発見と早期解決のために社内・社外に相談窓口を設け、派遣社員も含めた当社及び当社グループ企業の従業員全員からの相談を受け付ける。社内相談窓口は、当社及び当社グループ企業の主な拠点に相談窓口担当者をおき、従業員はどの相談窓口担当者にも相談できる。社外相談窓口は専門機関に委託し、ホットラインを設置する。相談窓口で受け付けた相談内容の事実確認はコンプライアンス委員会が中心となって行い、調査の結果、問題が発覚した場合には、同委員会が中心となって是正措置を講じて、再発防止を図る。相談窓口は匿名の相談も受け付ける。当社及び当社グループ企業は、相談者からの相談内容及び個人情報を秘守し、相談者に対して、不利益な取扱いを行わない。

当社及び当社グループ企業のコンプライアンスをさらに推進していくため、当社グループ企業のそれぞれにコンプライアンス推進責任者をおき、当社及び当社グループ企業で発生する可能性の高いコンプライアンスのリスクを想定し、その予防体制を整備する。

2.重点的に取り組む内容

  • (1)当社及び当社グループ企業は社会秩序や企業の健全な活動に悪影響を与える反社会的勢力には毅然として対応し、常に正義感を持った良識ある行動に努めることを「グローバル・コンプライアンス・マニュアル」に明記し、役員及び従業員に周知徹底する。当社及び当社グループ企業の総務担当部署を中心として、平時より反社会的勢力に関する情報を収集することにより反社会的勢力による経営活動への関与の防止や、そうした勢力による被害を防止することに努めるとともに、有事においては、必要に応じて外部の専門機関とも連携して、全社をあげて適切な対応をとるものとする。
  • (2)当社及び当社グループ企業は各国競争法による規制、とりわけカルテルの規制を遵守するため、競争法による禁止行為を明示した上、競合他社又は事業者団体との接触、情報保存、文書作成のルールを明確にする。当社及び当社グループ企業の営業部門及び法務担当部署は相互に連携して、違反を疑われる行為がないかを確認するものとし、万が一当社及び当社グループ企業並びに取引先による違反行為が発覚した場合には、コンプライアンス委員会に報告し、取締当局と協力して被害の拡大を防止することに努めるものとする。
  • (3)財務諸表及び財務諸表に重要な影響を及ぼす可能性のある情報の信頼性を確保するため、金融商品取引法及びその他の法令に準拠し、財務報告に係る内部統制を整備し、運用する。

II.取締役の職務の執行に係る情報の保管及び管理に関する体制

当社は文書管理規定に従い、取締役の職務の執行に関わる情報を文書又は電磁的媒体(以下「文書等」という。)に記録・保存し、管理する。文書管理規定には、文書等の管理責任者、保存すべき文書等の範囲、保存期間、保存場所、その他の文書等の保存及び管理の体制について定める。取締役及び監査役は、常時、これらの文書等を閲覧できるものとする。

III.当社及び当社子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

現在、当社及び当社グループ企業の各部門で管理しているリスクを統合して、リスク管理体制を構築するため、当社及び当社グループ企業のリスク管理の推進組織として、代表取締役社長を委員長とし、各年度の全社的な重点リスクの所管部署の責任者及び委員長が選んだメンバーによるリスク管理委員会を設置する。

リスク管理委員会は、取締役会で承認されたリスク管理に関する目標・計画の策定とその実施、リスク管理に関する社内規定の策定、リスク管理実施状況・有効性の評価、及びリスク管理システムに関する是正・改善対策の策定及び実施などを行う。また、同委員会は、リスクに応じた有事の際の迅速かつ適切な情報伝達と緊急体制を整備する。

当社の事業及び業績に重大な影響を与えると考えられるリスクについては、毎年影響度の評価を行い、全社的重点リスクを選定して、的確な対処策・目標・達成スケジュールを策定し、発生の可能性又はその被害を低減させるための活動を実施する。

当社及び当社グループ企業の各部門の責任者は、当社及び当社グループ企業の全社的重点リスク以外に、各部門で取り組むべき重点リスクを選定して、的確な対処策・目標・達成スケジュールを策定し、発生の可能性又はその被害を低減させるための活動を実施する。

また、地震やその他の災害などの危機が発生した場合に、被害(影響、損失)を最小限とするため、対応マニュアルを作成・配布するとともに訓練と周知教育を実施し、万一の有事に備える。

IV.当社の取締役及び当社子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

当社及び当社グループ企業は、将来の事業環境を踏まえた中期経営計画を策定し、事業年度毎の予算を立案して、その目標達成に向けた具体的計画を立案・実行する。

当社は経営と執行を分離する執行役員制を導入し、責任と権限を明確にする。取締役会は月1回定時に開催するほか、必要に応じて適宜開催する。また、事前に経営問題を討議する取締役・執行役員で構成された重要会議体を複数設定し、その会議体の審議を経てから取締役会での承認決定を行う事前審議制をとる。さらに、事前審議にあたり、電子媒体を活用して経営情報、審議情報などを事前に共有し、情報伝達の効率化を図る。

決定された業務の執行状況は、担当する取締役又は執行役員が取締役会、執行役員会などにおいて適宜報告し、また、監査役及び内部監査部門もこれを定期的に監査する。

V.当社子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する事項

当社は、当社グループ企業のそれぞれから当社に対し、営業成績、財務状況その他の経営の重要事項に関する報告を行う体制を整備するための社内規定を定めるとともに、当社グループ企業の管理を行う担当部署を定める。

当社取締役及び当社グループ企業のそれぞれの責任者は、当社及び当社グループ企業の各部門の業務執行の適正を確保する内部統制の確立と運用の権限と責任を有する。

当社の監査役及び内部監査部門は、海外も含めた当社グループ企業の定期的な監査を実施し、監査結果を当社の取締役会・担当部署に報告する。

当社及び当社グループ企業において、業務の適正をさらに確保していくため、当社を中心に当社グループ企業のそれぞれの職務権限規定を定める。また、当社グループ企業のそれぞれの監査役は、会計監査権限のみならず、業務監査権限も有するものとする。

VI.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

監査役の職務を補助するため、監査役室を設置し、専任のスタッフ(以下「監査役室スタッフ」という。)を配置する。

VII.前号の使用人の取締役からの独立性及び当該使用人に対する監査役の指示の実効性の確保に関する事項

監査役室スタッフの取締役からの独立性及び監査役室スタッフに対する監査役の指示の実効性を確保するため、監査役室スタッフは、監査役の指揮命令の下で職務を遂行し、取締役の指揮命令を受けないものとする。また、監査役室スタッフの人事、評価、懲戒処分を行うに際しては監査役会との協議を要するものとする。監査役室スタッフは、監査役に専属することとし、他の業務を一切兼務させないことにより、監査役の監査役スタッフに対する指示の実行性を確保する。

VIII.当社の監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制

当社の取締役及び従業員並びに当社グループ企業のそれぞれの役員及び従業員(これらの者から報告を受けた者を含む。)は、当社及び当社グループ企業の経営、業績に重大な影響を及ぼす事実、重大な法令・定款違反行為その他これらに準ずる事実並びにそのおそれのある事実を知った場合には、適切な方法により、遅滞なく監査役に報告する。

当社及び当社グループ企業は、上記の報告を行った者に対し、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを行わない。

常勤監査役は、重要な意思決定の過程及び業務の執行状況を把握するため、取締役会、執行役員会などの重要会議に出席する。監査役全員が、これらの会議に先立ち電子媒体を活用して事前に提供される関係文書・資料を閲覧し、また、必要に応じて取締役又は従業員に追加の説明・報告を求めることができるものとする。

IX.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

当社は、監査役がその職務の執行につき、費用の前払等を請求したときは、請求にかかる費用又は債務が当該監査役の職務の執行に関係しないと認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。

X.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査役会は、会計監査人から会計監査内容について、また、内部監査部門からも業務監査内容について説明を受けるとともに、情報の交換を行うなど連携を図る。

監査役会は、当社経営陣との定期的な意見交換会を開催する。

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